Konferenzen effektiv gestalten

Konferenzen können effektiv gestalten werden und machen dann sogar Spaß!

Konferenzen werden dann effektiv und gut, wenn

  • sie die angemessene Arbeitsform sind
  • gut vorzubereitet wurde
  • klug moderiert werden
  • ungute Stimmung vermieden wird
  • die Aufgaben sachgerecht und effektiv erledigt werden
  • und Ergebnisse bringen, die auch festgehalten werden.

Selbst mag ich gut vorbereitet und effektiv geleitete Konferenzen, weil so notwendige Meinungsbildungen, Absprachen und Entscheidungen sinnvoll bearbeitet werden können.

Leider habe ich auch immer wieder erlebt und erlitten, dass sinnlos Zeit und Energie von vielen Menschen “verbrannt” wurde, weil unnötige oder nicht gut vorbereitete Konferenzen durchgeführt wurden.

Ich empfehle:

1. Zu klären, ob die Konferenz überhaupt notwendig und angemessen ist.
So können Informationen oft viel angenehmer auf andere Weise (Aushang, Rundbrief oder -mail, Intranet-Information usw.) verteilt werden.
2. Informieren Sie die Teilnehmenden:
Für Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse kann es sinnvoll und notwendig sein, dass die betroffenen Personen sich in einem Raum versammeln.
Informieren Sie die Teilnehmerinne und Teilnehmer vor der Konferenz.

  • über die Themen
  • über die Ziele (Information, Meinungsbildung oder Entscheidung?)
  • über bereits vorhandene Vorinformationen (Geschichte der Frage, frühere Entscheide, Vor-Entscheidungen der Leitung, Modelle)

3. Auch methodische Gedanken sind für die Konferenzvorbereitung sinnvoll:

  • Mit welchem Verfahren soll das Ziel erreicht werden?
  • In welcher Zeit?
  • Mit welcher Moderation? (Sehr entlastend und klärend ist, wenn die Moderation von den inhaltlichen Interessen getrennt handeln kann.)
  • Wie können die Konferenz-Teilnehmer/innen einbezogen werden?
    (Z. B. in die Vorbereitung, durch Sammlung und Gewichtung der Punkte, …)
  • Welche Punkte sind sinnvoll für den Anfang, welche für später?

4. … Ergebnisse zu erreichen und diese auch in einem Ergebnis-Protokoll festzuhalten:

  • Wer macht was bis wann (evtl. wie)?
  • Wann wird überprüft?

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Hilfsmittel zum download, Links und Anregungen zur Vertiefung

Für Ihre effektive Konferenz-Gestaltung schlage ich Ihnen hier zwei vorbereitete Formulare vor und biete diese zum kostenlosen herunterladen (download) an:

  • Formular zur vorbereitenden Sammlung von Tagesordnungspunkten – mit der Aufforderung, sich schon bei der Bennenung von Konferenz-Punkten auch Gedanken über Ziel, Methode, Zeitbedarf und mögliche Moderator/innen zu machen
    (Word-Datei, 26 KB – für Ihre Zwecke angleichbar)

Weitere Hilfen

Wenn Sie als Klassen-Lehrer/in mit Ihren Konferenzen und oder Elternabenden Unterstützungsbedarf haben sollten, könnten Sie sich in einer kollegialen Beratung oder in einer Gruppensupervision unterstützen lassen.

Interessante Links

zur Vertiefung

zuletzt bearbeitet am 23. März 2016 / 8:43 Uhr        zur druckerfreundlichen Ansicht zur druckerfreundlichen Ansicht

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