Konferenzen effektiv gestalten

Konferenzen können effektiv gestalten werden und machen dann sogar Spaß!

Konferenzen werden dann effektiv und gut, wenn

  • sie die angemessene Arbeitsform sind, weil eine gemeinsame Arbeit erforderlich ist
  • sie gut vorzubereitet wurde [nochmals wichtiger, wenn es online-Konferenzen sind]
  • sie klug moderiert werden
  • ungute Stimmung vermieden wird
  • die Aufgaben sachgerecht und effektiv erledigt werden
  • und Ergebnisse bringen, die auch festgehalten werden.

Selbst mag ich gut vorbereitet und effektiv geleitete Konferenzen, weil so notwendige Meinungsbildungen, Absprachen und Entscheidungen sinnvoll bearbeitet werden können.

Leider habe ich auch immer wieder erlebt und erlitten, dass sinnlos Zeit und Energie von vielen Menschen “verbrannt” wurde, weil unnötige oder nicht gut vorbereitete Konferenzen durchgeführt wurden.

Ich empfehle:

1. Zu klären, ob die Konferenz überhaupt notwendig und angemessen ist.

So können Informationen oft viel angenehmer auf andere Weise (Aushang, Rundbrief oder E-Mail, Intranet-Information usw.) verteilt werden.

2. Informieren Sie die Teilnehmenden.

Für Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse kann es sinnvoll und notwendig sein, dass die betroffenen Personen sich in einem [virtuellen] Raum versammeln.
Informieren Sie die Teilnehmerinne und Teilnehmer vor der Konferenz.

  • über die Themen
  • über die Ziele (Information, Meinungsbildung oder Entscheidung?)
  • über bereits vorhandene Vorinformationen (Geschichte der Frage, frühere Entscheide, Vor-Entscheidungen der Leitung, Modelle)

3. Auch methodische Gedanken sind für die Konferenzvorbereitung sinnvoll:

  • Mit welchem Verfahren soll das Ziel erreicht werden?
  • In welcher Zeit?
  • Mit welcher Moderation?
    (Sehr entlastend und klärend kann es sein, wenn die Moderation von inhaltlichen Interessen getrennt handeln kann.)
  • Wie können die Konferenz-Teilnehmer/innen einbezogen werden?
    (Z. B. in die Vorbereitung, durch Sammlung und Gewichtung der Punkte, …)
  • Manchmal sind auch neue Rahmenbedingungen hilfreich: Warum nicht mal an Stehtischen tagen oder die Plätze in einer festgefahrenen Diskussion tauschen?
  • Welche Punkte sind sinnvoll für den Anfang, welche für später?

4. Ergebnisse zu erreichen und diese auch in einem Ergebnis-Protokoll festzuhalten.

  • Was sind die wesentlichen Ergebnisse?
    (Eventuell kann dies auch in der Sitzung selbst einvernehmlich festgestellt werden, um spätere Interpretationsstreitigkeiten des Ertrages zu vermeiden. 😉 )
  • Wer macht was bis wann (evtl. wie)?
  • Wann wird überprüft?

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Hilfsmittel zum download, Links und Anregungen zur Vertiefung

Für Ihre effektive Konferenz-Gestaltung schlage ich Ihnen hier zwei vorbereitete Formulare vor und biete diese zum kostenlosen herunterladen (download) an:

  • Formular zur vorbereitenden Sammlung von Tagesordnungspunkten – mit der Aufforderung, sich schon bei der Bennenung von Konferenz-Punkten auch Gedanken über Ziel, Methode, Zeitbedarf und mögliche Moderator/innen zu machen
    (Word-Datei, 26 KB – für Ihre Zwecke angleichbar)

Weitere Hilfen

Wenn Sie als Leitung (z.B. als Klassen-Lehrer/in oder Teamleitung) mit Ihren Konferenzen und oder Elternabenden Unterstützungsbedarf haben sollten, könnten Sie sich in einer kollegialen Beratung, einer Gruppensupervision oder in einem Coaching unterstützen lassen.

Interessante Links

zur Vertiefung

zuletzt überarbeitet/leicht ergänzt am 26. September 2020 Uhr        zur druckerfreundlichen Ansicht zur druckerfreundlichen Ansicht

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