Konferenzen können effektiv gestalten werden und machen dann sogar Spaß!
Konferenzen werden dann effektiv und gut, wenn
- sie die angemessene Arbeitsform sind, weil eine gemeinsame Arbeit erforderlich ist
- sie gut vorzubereitet wurde [nochmals wichtiger, wenn es online-Konferenzen sind]
- sie klug und stringent moderiert werden
- ungute Stimmung vermieden wird
- die Aufgaben sachgerecht und effektiv erledigt werden
- sie Ergebnisse bringen, die auch festgehalten und weiterverwendet werden und so eine Bedeutung haben.
Selbst beteilige ich mich gerne an gut vorbereitet und effektiv geleitete Konferenzen, weil so notwendige Meinungsbildungen, Absprachen und Entscheidungen sinnvoll zusammen bearbeitet werden können.
Leider habe ich auch immer wieder erlebt und erlitten, dass sinnlos Zeit und Energie von vielen Menschen “verbrannt” wurde, weil unnötige, nicht gut vorbereitete oder wirkungslose Konferenzen durchgeführt wurden.
Ich empfehle …
1. Immer die Grundfrage zu beantworten:
Ist die Konferenz überhaupt notwendig und angemessen?
Reine Informationen oder Einzeleinschätzungen können angenehmer und zielgerichteter eingesammelt oder verteilt werden über
- Aushang
- Rundbrief oder E-Mail
- Intranet-Information oder ein
- Umfrage-Tool
2. Beziehen Sie die Teilnehmenden durch rechtzeitige Information mit ein.
Für Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse kann es häufig sinnvoll und notwendig sein, dass die betroffenen Personen sich in einem [virtuellen] Raum versammeln.
Informieren Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor der Konferenz
- über die Themen
- über die Ziele (Information, Meinungsbildung oder Entscheidung?)
- über bereits vorhandene Vorinformationen (Geschichte der Frage, frühere Entscheide, Teil-Ergebnisse, Vor-Entscheidungen der Leitung, Modelle)
3. Auch methodische Gedanken sind für die Konferenzvorbereitung sinnvoll.
- Mit welchem Verfahren soll das Ziel erreicht werden?
- In welcher Zeit?
- Mit welcher Moderation?
(Sehr entlastend und klärend kann es sein, wenn die Moderation von inhaltlichen Interessen getrennt handeln kann.) - Wie können die Konferenz-Teilnehmer/innen einbezogen, eventuell aktiviert werden?
(Z. B. in die Vorbereitung, durch Sammlung und Gewichtung der Punkte, durch Trend-Umfragen…) - Manchmal sind auch neue Rahmenbedingungen hilfreich: Warum nicht mal an Stehtischen tagen
oder in einer festgefahrenen Diskussion die (steh- oder Sitz-)Plätze tauschen, um andere Blickwinkel zu gewinnen? - Welche Punkte sind dramaturgisch sinnvoll für den Anfang, welche für später?
4. Ergebnisse zu erreichen und diese auch in einem Ergebnis-Protokoll mit verbindlichem Überprüfungszeitpunkt festzuhalten.
- Was sind die wesentlichen Ergebnisse?
(Eventuell kann dies auch in der Sitzung selbst einvernehmlich festgestellt werden, um spätere Interpretationsstreitigkeiten des Ertrages zu vermeiden. 😉 ) - Wer macht was bis wann (evtl. wie)?
- Bitte unbedingt festlegen: Wann wird wie überprüft?
5. Schließen Sie grundsätzlich mit einer Kurz-Auswertung ab und etablieren Sie so eine lernende Grundhaltung.
- Was war hilfreich?
- Was war hinderlich?
- Was soll darüber hinaus auf jeden Fall nicht vergessen werden?
Diese höchstens fünf Minuten immer nach jeder Aktion als Routine einzuführen, ist ein sehr mächtiges Instrument zu einer lernenden und Frustration vermeidenden Kultur. Sonst passiert es Ihnen, dass dieselben ungünstigen Vorgehensweisen ständig wiederholt werden. Solche frustrierenden Wiederholungen führten – sehr zuverlässig –zu schlechter Stimmung und fallender Arbeitszufriedenheit. (Merke: Man kann Menschen nicht motivieren, das können sie nur selbst; allerdings kann man Menschen der wirksam demotivieren!) Das sollte nach Möglichkeit vermieden werden.
Hilfsmittel zum Download, Links und Anregungen zur Vertiefung
Für Ihre effektive Konferenz-Gestaltung schlage ich Ihnen hier zwei vorbereitete Formulare vor und biete diese zum kostenlosen herunterladen (Download) an:
- Formular zur vorbereitenden Sammlung von Tagesordnungspunkten – mit der Aufforderung, sich schon bei der Anmeldung von Konferenz-Punkten auch Gedanken über Ziel, Methode, Zeitbedarf und mögliche Moderator/innen zu machen
(Word-Datei, 26 KB [1] – für Ihre Zwecke angleichbar) - Protokoll-Formular
(Word-Datei, 32 KB [2] – für Ihre Zwecke angleichbar)Wenn Sie ein fortlaufendes Dokument pflegen, können Sie über die Suchfunktion leicht frühere Arbeiten und Ergebnisse auffinden.
Weitere Hilfen
Wenn Sie als Leitung (z.B. als Klassen-Lehrer/in oder Teamleitung) mit Ihren Konferenzen und oder Elternabenden Unterstützungsbedarf haben sollten, könnten Sie sich in einer kollegialen Beratung, einer Gruppensupervision oder in einem Coaching unterstützen lassen.
Interessante Links
- ein Beitrag mit einem verwandten Thema Kooperation entlastet [3]
- Artikel-Reihe in dieser Website: „Profession Lehrkraft„ [4]
- aus der Reihe Schule verbessern, der zweite Artikel: Reflektieren und Lernen organisieren [5]
zur Vertiefung
- Ein paar methodische Anregungen zur Vermeidung reiner „Frontal-Konferenzen“: Interaktive Konferenzen und Workshops [6].
- Durchaus konfrontative Inhalte, die ich ausdrücklich empfehle:
Meetingkultur: 9 Tipps für bessere Besprechungen [7] - Jochen Mai über kluge und effektive Moderation von Konferenzen [8]
- Prof. Dr. Gunter Dueck beschreibt die vielfältigen ungünstigen Rahmenbedingungen der Erwerbsarbeit in einem Interview zu seinem provozierenden Buchtitel Schwarmdumm. (Schlechte akustische Qualität und inhaltlich anregend!) [9]
- Tipps für eine gute Moderation oder Konferenz-Leitung von Bernd Dieschburg in business-wissen.de [10]
- Tipps für die Entwicklung einer guten Präsentation [11] aus business-wissen-de
entwickelt zwischen 2005 und 2011;
zuletzt leicht überarbeitet am 28. März 2024