Eine Kurz-Definition von “Konferenz”:

Mehrere Personen sitzen – oft unter Zeitdruck – zusammen und haben eine Liste von Aufgaben (informiert werden, Meinung bilden, koordnieren und entscheiden) zu erledigen. -

Sehr viele Menschen haben ungute Erfahrungen mit Treffen dieser Art. Sie hätten am liebsten, diese wären schon wieder vorbei. -

Denken Sie bei “Konferenz” auch an “Bremsscheibe”?

Ein Künstler aus Freiburg hatte mich vor einiger Zeit sehr beeindruckt: Er hatte aus Draht eine Konferenzgruppe gestaltet. – Als Tisch diente eine Brems-Scheibe.

Man kann Konferenzen sehr effektiv gestalten. – Dann machen sie vielleicht sogar Spaß.

Auf dem Hintergrund, dass sehr viele Menschen bei “Konferenz” unangenehme Einfälle und Gefühle produzieren, erscheint es als sehr sinnvoll, diese Treffen gut vorzubereiten und klug zu moderieren, damit ungute Stimmung vermieden wird und die Aufgaben sachgerecht und effektiv erledigt werden können.

Selbst mag ich gut vorbereitet und effektiv geleitete Konferenzen, weil so notwendige Meinungsbildungen, Absprachen und Entscheidungen sinnvoll bearbeitet werden können.
Leider habe ich auch immer wieder erlebt, dass sinnlos Zeit und Energie von vielen Menschen “verbrannt” wurde, weil unnötige oder nicht gut vorbereitete Konferenzen durchgeführt wurden.

Ich empfehle:

1. Vor der Konferenz ist zu klären, ob sie überhaupt notwendig und angemessen ist.
   So können Informationen oft sehr viel angenehmer auf andere Weise (Aushang, Rundbrief oder -mail, Intranet-Information usw.) verteilt werden.
2. Für Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse kann es sinnvoll und notwendig sein, dass die betroffenen Personen sich in einem Raum versammeln.
   Sie sind umso effektiver, je besser sie vorher informiert sind:
   > Was ist das Thema?
   > Was soll erreicht werden? – Was ist das Ziel? (Meinungsbildung oder Entscheidung?)
   > Welche Vorinformationen sind bereits vorhanden (Geschichte der Frage, frühere Entscheide, Vor-Entscheidungen der Leitung, Modelle?)
3. Auch methodische Gedanken sind für die Konferenzvorbereitung sinnvoll:
   > Mit welchem Verfahren soll das Ziel erreicht werden?
   > In welcher Zeit?
   > Mit welcher Moderation? (Sehr entlastend und klärend ist, wenn die Moderation von den inhaltlichen Interessen getrennt handeln kann.)
   > Wie können die Konferenz-Teilnehmer/innen einbezogen werden?
   (Z. B. in die Vorbereitung, durch Sammlung und Gewichtung der Punkte, …)
   > Welche Punkte sind sinnvoll für den Anfang, welche für später?
4. Schließlich ist darauf zu achten, dass Ergebnisse entstehen und diese auch (in einem Ergebnis-Protokoll) festgehalten werden.

Für Ihre effektive Konferenz-Gestaltung schlage ich Ihnen hier zwei vorbereitete Formen vor und biete diese zum kostenlosen herunterladen (download) an:

• Formular zur vorbereitenden Sammlung von Tagesordnungspunkten -
  mit der Aufforderung, sich schon bei der Bennenung von Konferenz-Punkten auch Gedanken über Ziel, Methode, Zeitbedarf und mögliche Moderator/innen zu machen
  (Word, 22 KB – für Ihre Zwecke angleichbar)
• Protokoll-Formular
  (Word, 31 KB – für Ihre Zwecke angleichbar)

Wenn Sie als Klassen-Lehrer/in mit Ihren Konferenzen und oder Elternabenden Unterstützungsbedarf haben sollten, könnten Sie sich in einer kollegialen Beratung oder in einer Gruppensupervision unterstützen lassen.

zuletzt überarbeitet: 24. März 2011                     zur druckerfreundlichen Ansicht